توضیحات درباره مدیریت پروژه
از قالب «منشور پروژه» برای تعیین دقیق دامنه پروژه، اختیارات تصمیمگیری و حمایت اجرایی پروژه خود استفاده کنید. حتماً این قالب را متناسب با شرایط پروژه شخصیسازی نمایید. در صورت لزوم، متنهای نمونه موجود را حذف کرده و جاهای خالی را با اطلاعاتی که مستقیماً به پروژه مربوط میشوند، تکمیل کنید.
هدف از این ابزار، استانداردسازی تمامی درخواستهای تغییر پروژه است تا بتوانیم با ارزیابی و اولویتبندی مناسب درخواستها، فرایند تحویل را تسهیل کنیم.
مدیر پروژه که زیر نظر معاون بازاریابی فعالیت میکند، مسئولیت برنامهریزی، اجرا و ارزیابی پروژهها را بر اساس زمانبندیها و بودجههای از پیش تعیینشده بر عهده دارد. تشکیل و مدیریت تیمهای پروژه، ارائه گزارش به حامی پروژه (Project Sponsor) و تضمین کنترل کیفیت در تمامی مراحل چرخه حیات پروژه، از ارکان اصلی این سمت شغلی محسوب میشوند.
مدیریت ارتباطات در پروژه، کلید اصلی برای هماهنگی، شفافیت و جلوگیری از سو تفاهم است؛ بدون آن، حتی بهترین طرحها هم میتوانند بهجای پیشرفت، درگیر تناقضات شوند. مهمترین ضرورت های برنامه ریزی ارتباطات در مدیریت پروژه عبارت است از: 1) نقش کلیدی در تعیین و توزیع نقشها و مسئولیتها 2) تسهیل تصمیمگیری سریع با دسترسی به اطلاعات در زمان مناسب 3) ایجاد اعتماد و ارتباط مثبت بین ذینفعان 4) کاهش ریسکهای ناشی از ابهامات و خطاهای ارتباطی 5) کمک به پایش و گزارشگیری دقیقتر پروژه
گزارش تغییرات پروژه، سندی ساده است که هر گونه اصلاح انجام شده در یک پروژه را ثبت میکند؛ چه یک تغییر در محدوده پروژه و یک الزام جدید باشد یا یک تغییر در برنامه زمانی. این گزارش به تیمها کمک میکند تا تاریخچه روشنی داشته باشند، تاییدیهها را پیگیری کنند و الگوهایی را که ممکن است بر هزینه یا تحویل تأثیر بگذارند، شناسایی کنند. عناصر کلیدی شامل موارد زیر است: تاریخ و نسخه: زمان ثبت تغییر و شماره اصلاح آن. توضیحات: چه چیزی تغییر کرده، چرا و چگونه بر پروژه تأثیر میگذارد. درخواست شده توسط / تایید شده توسط: چه کسی تغییر را آغاز و مجاز کرده است. وضعیت: در انتظار، تایید شده، رد شده یا اجرا شده.
برای پیگیری تمامی وظایف مهم (اعم از داخلی و خارجی)، از «چکلیست خاتمه پروژه» استفاده کنید.
از این الگو برای کمک به ایجاد گزارش وضعیت پروژه در سطح بالا استفاده کنید که می توانید از آن برای برقراری ارتباط با سهامداران و مدیریت پروژه استفاده کنید.
هدف از این ابزار، ارائه راهنمایی برای خرد کردن پروژه به اجزای قابلمدیریت (تحت عنوان «وظایف» یا Tasks) است. برای هر وظیفه، مدت زمان لازم برای تکمیل آن را برآورد کنید، منابع مسئول انجام کار را مشخص نمایید و هزینههای مربوطه را تعیین کنید.
از این الگو برای تعیین چارچوب الزامات تدارکات پروژه استفاده کنید. این برنامه به عنوان راهنمایی برای مدیریت تدارکات در طول چرخه حیات پروژه عمل خواهد کرد و همگام با تغییر نیازهای خرید، بهروزرسانی خواهد شد.
از قالب منشور دفتر مدیریت پروژه (PMO) برای تعیین دقیق دامنه، اهداف، شاخصها، اختیارات تصمیمگیری و حامی اجرایی این دفتر استفاده کنید. حتماً این قالب را متناسب با شرایط خود شخصیسازی نمایید. در صورت لزوم، متنهای نمونه موجود را حذف کرده و جاهای خالی را با اطلاعاتی که مستقیماً به پروژه مربوط میشوند، تکمیل کنید. هدف PMO سه جنبه دارد: ۱) حفظ و نگهداری متدولوژی مدیریت پروژه، ۲) پایش وضعیت و عملکرد برنامه، و ۳) ارائه آموزش و راهنمایی (منتورینگ) به مدیران پروژه.
از این الگو برای پیگیری تمام درس هایی که تیم پروژه شما در طول چرخه عمر پروژه یاد گرفته اند استفاده کنید.
از این الگو برای ایجاد ابزاری استفاده کنید که به کمک آن بتوانید خروجیهای پروژه را پایش کرده و از پیشرفت پروژه طبق برنامه زمانی اطمینان حاصل کنید.
دادههای موجود در زبانه «نقاط عطف پروژه» (Project Milestones)، بهطور خودکار یک نمودار گانت در زبانه «برنامه زمانی پروژه» (Project Schedule) ایجاد میکنند.
