در طول یک بحران، رسانهها به بخش مهمی از حادثه تبدیل میشوند. افکار عمومی میتواند به راحتی تحت تأثیر پوشش رسانههای محلی و ملی از بحران شما و نحوه مدیریت آن قرار گیرد. این رویه برای کمک به شما در آماده شدن برای برخورد با رسانهها در طول بحران طراحی شده است.
در طول بحرانی که اعضای سازمان شما را درگیر میکند، جای تعجب نیست که اعضای خانواده به بخش مهمی از فرآیند ارتباطات بحران تبدیل شوند. این رویه در تضمین برآورده شدن نیازهای اعضای خانواده در طول بحران مفید است.
در طول یک بحران، مهم است که با گروهها و مخاطبان درون سازمان خود که با بحران مرتبط هستند، تماس بگیرید. این فهرست به گونهای طراحی شده است که به شما در سازماندهی افراد مورد نیاز برای تماس و بازه زمانی مورد نیاز، بر اساس سطح بحران، کمک کند.
در طول یک بحران، مهم است که با گروهها و مخاطبان خارج از سازمان خود که با بحران مرتبط هستند، ارتباط برقرار کنید. این فهرست به گونهای طراحی شده است که به شما در سازماندهی افرادی که باید با آنها تماس بگیرید، در بازه زمانی مورد نیاز، بر اساس سطح بحران، کمک کند.
در طول یک بحران ارتباطی در سازمان شما، رهبر تیم ارتباطات بحران (CCTL) مسئول اعلام سطح بحران در سازمان داخلی شما و ارائه دستورالعمل به تیم ارتباطات بحران در مورد اقدامات لازم است. در بالاترین سطوح بحران، که نشان دهنده یک مشکل جدی است، مدیرعامل باید مستقیماً پیامی را ارائه دهد.
وقتی بحرانی در سازمان شما رخ میدهد، ثبت هر درخواستی که توسط رسانهها یا هر گروه دیگری از افراد مطرح میشود، بسیار مهم خواهد بود. به جای استفاده از سیستم CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) برای ثبت این درخواستها در یک پایگاه داده، این الگو به عنوان فرمی با تمام فیلدهای لازم برای ثبت مؤثر یک درخواست عمل میکند.
در طول یک بحران، اولین گام عملی، تعیین این است که چه اتفاقی افتاده است؛ و ممکن است سوالات زیادی وجود داشته باشد که باید به آنها پاسخ داده شود. برای اینکه شروع خوبی داشته باشید، از فهرست سوالات ما استفاده کنید تا به شما در درک هرچه بیشتر جزئیات بحران کمک کند.
در طول یک بحران، بسیار مهم است که تمام گزارشهای رسانهای در مورد حادثه سازمان خود را زیر نظر داشته باشید. این چک لیست به گونهای طراحی شده است که به تیم ارتباطات بحران شما کمک کند تا با نظارت بر آنچه در رسانهها گفته میشود، به هدف خود برسد. مهم است به یاد داشته باشید که بدون تأیید رهبر تیم ارتباطات بحران و مشاور حقوقی تیم، نباید به هیچ اظهار نظر یا بحث آنلاین در مورد حادثه پاسخی داده شود.
تیم ارتباطات بحران (CCTL) مدیریت پاسخهای ارتباطی را بر عهده دارد، از آماده و در دسترس بودن منابع و تجهیزات جهت کمک به انجام وظایف مربوط به بحران اطمینان حاصل میکند، عملیات ارتباطات بحران را مدیریت میکند و تأیید نهایی برای انتشار پیامها به عموم را رهبری میکند. با چارچوب کار تیم ارتباطات بحران، آماده رویارویی با هر چالشی باشید! با استراتژیهای نوآورانه و راهکارهای عملی، اطمینان داشته باشید که در هر شرایطی پیام خود را به درستی به مخاطبان میرسانید.
ارتباطات بحران یک زیرشاخه از واحد روابط عمومی است که برای محافظت و دفاع از شرکت یا سازمانی که با یک چالش عمومی برای اعتبار خود مواجه است، طراحی شده است. هدف از این الگو، کمک به شما در ایجاد یک طرح ارتباطات بحران برای کمک به روابط عمومی سازمان است. طرح ارتباطات بحران، تمام ارتباطات را قبل، حین و بعد از بحران مدیریت میکند. شما باید برای مقابله با رسانهها، ذینفعان کلیدی در سازمان، کارمندان و کل تیم کاری خود آماده باشید.
پس از تکمیل سند «طرح ارتباطات بحران» سازمان شما و تشکیل تیمی برای اجرای سیاستهای آن در طول بحران، باید اطمینان حاصل کنید که هرگونه تغییر ایجاد شده در این سند، نظارت و ثبت میشود. هرگونه تغییر در طرح را در یک جدول بررسی مشخص کنید؛ از جمله اینکه چه تغییراتی ایجاد شده و در چه تاریخی تأیید شدهاند.
آیا در مواقع بحرانی نیاز به تصمیمگیری سریع و موثر دارید؟ با ابزار رتبهبندی پیامها در بحران، اولویتبندی اطلاعات حیاتی را بهسرعت انجام دهید و تمرکز خود را بر مهمترین مسائل بگذارید. این ابزار به شما کمک می کند تا ارزیابی کنید که آیا پیام به راحتی پذیرفته و باورپذیر است؟ آیا پیام عاری از اغراقهای بازاریابی مانند ادعاهای «درجه یک» یا سایر آرمانهای والا است؟ این پیام چقدر تأثیرگذار است؟ آیا پیام با مخاطب هدف محصول/خدمات شما مرتبط است؟ همین حالا اقدام کنید و آرامش را به تیم خود بازگردانید!
